Salon sahiplerinin çoğu ayın nasıl geçtiğini ciroya bakarak değerlendirir. Kasa doluysa ay iyi geçmiştir, boşsa kötü. Oysa ciro, salonun kazandığı para değil, salondan geçen paradır. Aynı ciroyu yapan iki salondan biri rahat eder, diğeri her ay kiraya yetiştirmeye çalışır. Fark, o paranın nereye gittiğini bilip bilmemekten çıkar.
Gelir gider takibi, muhasebecinin yılsonunda yaptığı iş değildir. Muhasebeci vergi için kayıt tutar; salon sahibinin ihtiyacı olan şey ise ayın ortasında "bu ay kâra geçtim mi" sorusunu cevaplayabilmektir. Bunun için karmaşık bir program gerekmez, ama iki şeyin ayrılması gerekir.
Sabit gider ile değişken gider
Sabit giderler, o ay hiç müşteri gelmese de ödenecek olanlardır: kira, elektrik ve suyun aboneliği, internet, personelin sabit maaşı, SGK, varsa kredi taksiti, muhasebe ücreti, dükkanın sigortası. Bu kalemlerin aylık toplamı salonun o ay ayakta kalma maliyetidir ve ayın birinde zaten bellidir.
Değişken giderler ise yapılan işe göre artar: boya, oksidan, şampuan, maske, tek kullanımlık havlu ve eldiven, oje, ağda, personele hizmet başına ödenen prim, kredi kartı komisyonu. Bir müşteri geldiğinde harcanan şey budur.
Bu ayrımı yapmayan salonlarda tipik hata şudur: aylık toplam gider tek bir sayı olarak görülür, ve işler azaldığında "giderleri kısmam lazım" denip malzeme kalitesinden kısılır. Ama işler azaldığında değişken gider kendiliğinden düşer; asıl baskı sabit giderden gelir. Kısılacak yer orasıdır ya da o sabit gideri karşılayacak iş hacmi bulunmalıdır.
Hizmet başına gerçekte ne kalıyor
Bir hizmetin fiyatı, o hizmetten kalan para değildir. 400 liralık bir boyada kullanılan boya ve oksidanın maliyeti, personele verilen prim ve kartla ödendiyse komisyon düşüldüğünde geriye bambaşka bir sayı kalır. Bu kalan tutara katkı payı denir ve sabit giderleri karşılayan şey tam olarak budur.
Her hizmet için bu hesabı bir kez yapmak yeterlidir, çünkü malzeme maliyetleri sık değişmez. Çıkan tabloya bakıldığında genelde sürpriz olur: en çok yapılan hizmet, en çok para bırakan hizmet olmayabilir. Yoğun bir fön günü kasayı şişirir ama koltuğu uzun süre meşgul eden ve yüksek katkı payı olan işler o gün yapılamamıştır.
Başabaş noktası
Sabit giderlerin aylık toplamı, ortalama katkı payına bölündüğünde salonun o ay kâra geçmek için yapması gereken iş sayısı çıkar. Bu sayı, salonun en önemli rakamıdır. Çünkü "bu ay iyi gidiyor" hissinin yerine ölçülebilir bir eşik koyar: ayın yirmisinde o eşik geçilmişse kalan on gün kazançtır, geçilmemişse neyin eksik olduğu bellidir.
Aynı hesap, karar vermek için de kullanılır. Yeni bir koltuk açmak, bir çalışan daha almak ya da büyük bir cihaz almak sabit gideri artırır; yani başabaş eşiğini yukarı çeker. O eşiği karşılayacak kadar ek iş gelip gelmeyeceği, karar öncesinde hesaplanabilir bir şeydir.
Kasa, banka ve kayıt düzeni
Pratikte en sık yaşanan karışıklık, işletme parasıyla kişisel paranın aynı yerden akmasıdır. Akşam kasadan alınan para markete gidiyorsa, ay sonunda salonun ne kazandığı bilinemez. Bu yüzden salon için ayrı bir hesap tutmak ve kendine düzenli bir tutar çekmek, muhasebe tekniğinden çok görüş netliği sağlar.
Kayıt tarafında ise iki defter yeterlidir: gün sonunda o günün tahsilatı, hafta içinde yapılan malzeme ve gider ödemeleri. Bunları her gün tutmak zor gelirse, en azından her gün gün sonu toplamını ve her fişi aynı yere atmak bile ay sonunda tabloyu çıkarmaya yeter. Önemli olan detay değil, düzenin bozulmamasıdır.
Ayda bir yapılacak kontrol
Ay kapandığında dört şeye bakmak yeterlidir: o ayın toplam tahsilatı, sabit giderler toplamı, malzeme ve prim gibi değişken giderler toplamı, ve geriye kalan. Bu dört sayı yan yana yazıldığında ve birkaç ay üst üste biriktiğinde, salonun kendi ritmi görünür hale gelir — hangi aylar düşüyor, hangi gider kalemi sessizce büyüyor, zam yapılması gereken hizmet hangisi.
Bu kontrolü yapabilmek için gereken temel bilgi ise kaç müşteriye hangi hizmetin verildiğidir. Randevuların düzenli kaydedildiği bir sistem, bu rakamı ay sonunda hatırlamaya çalışmak yerine hazır halde verir; Randiyo'nun randevu kayıtları da bu amaçla kullanılabilir.